ANALISIS JABATAN

ANALISIS JABATAN

 

Analisis Jabatan Suatu kegiatan mengumpulkan informasi yang lengkap dan benar mengenai jabatan yang ada dalam suatu organisasi. Tujuannya adalah agar dari hasil analisis tersebut dapat disusun uraian jabatan yang lengkap dan akurat termasuk juga spesifikasi jabatan dan persyaratan yang harus di penuhi oleh calon pemegang jabatan itu. biasanya analisis jabatan dilakukan sebagai langkah pertama dalam proses evaluasi jabatan. ^[1]

Analisis jabatan menyangkut fakta, yaitu informasi tentang apa yang dikerjakan dalam jabatan itu, bukan tentang si pemegang jabatan. analisis jabatan juga tidak menganalisis tentang hasil karya pejabatnya. karena itu analisis jabatan harus dibedakan dari analisis karyawan yang menganalisis sifat- sifat karyawannya.

bidang-bidang yang harus dianalisis dalam anaisis jabatan mencakup : (1) kegiatan, yaitu semua tugas yang dilakukan pemegang jabatan yang berkaitan dengan jabatan itu, termasuk tugas umum dan khusus, tingkat kepentingan, tingkat kesulitan, serta besarnya tanggung jawab. fokus utamanya adalah pada apa yang dikerjakan; (2) lingkungan pekerjaan, mencakup lokasi dan kondisi tempat kerja, supervisi yang di perlukan, jadwal kerja, serta ada atau tidaknya insentif khusus yang berupa uang atau bukan uang.

 

Berikut definisi dan pengertian analisa jabatan dari beberapa sumber buku:

• Menurut Wirawan (2015), analisis jabatan adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan jabatan secara sistematis dan teratur, antara lain; mengenai dimensi /fungsi-fungsi dan indikator pekerjaan, pendidikan dan kompetensi tenaga yang diperlukan, teknologi/peralatan yang diperlukan, prosedur operasi melaksanakan pekerjaan, hasil pekerjaan, kompensasi tenaga pelaksana dan teknik menilai kinerja. 
• Menurut Hasibuan (2011), analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang. 
• Menurut Serdamayanti (2010), analisis jabatan adalah cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks di mana pekerjaan dilaksanakan. Analisis jabatan biasanya melibatkan pengumpulan informasi karakteristik pekerjaan yang membedakan dengan pekerjaan lain. 
• Menurut Alwi (2001), analisis jabatan adalah aktivitas penting dalam MSDM berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan yang merupakan informasi yang sangat dibutuhkan bagi penentuan strategi penarikan, seleksi, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan, design, dan redesign jabatan, dan perencanaan SDM.
• Menurut Dessler (2014), analisis jabatan adalah prosedur yang dilakukan untuk menentukan tugas-tugas dari suatu jabatan, serta spesifikasi SDM yang tepat untuk mengisi jabatan tersebut. Analisis jabatan menghasilkan informasi untuk menulis deskripsi pekerjaan (daftar yang berisi apa yang diminta oleh pekerjaan tersebut) dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut).

Tujuan Analisis Jabatan

Tentu disetiap hal mempunyai tujuan yang harus dicapai, begitu pula dengan analisis jabatan yang mempunyai tujuan untuk dicapai. Salah satu tujuannya adalah menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas, dan masih ada yang lainnya yang akan dijelaskan berikut ini.

• Apa saja yang akan dilakukan oleh pekerja pada jabatan yang iya duduki.
• Apa saja wewenang dan juga tanggung jawab pekerja kepada jabatan yang didudukinya.
• Mengapa Pekerjaan tersebut Perlu untuk dilakukan dan bagaimana cara untuk melakukan pekerjaan tersebut.
• Peralatan apa saja yang diperlukan di dalam menjalankan pekerjaan tersebut.
• Berapa besar gaji dan juga seberapa lama jam kerjanya.

 

Manfaat Analisis Jabatan

• Untuk penarikan dan juga seleksi tenaga kerja.
• Untuk sebuah penempatan posisi dari tenaga kerja.
• Untuk menentukan pendidikan ataupun pelatihan dari tenaga kerja.
• Untuk keperluan dari penilaian kerja.
• Untuk perbaikan syarat-syarat di dalam pekerjaan.
• Untuk sebuah promosi jabatan pada tenaga kerja.
• Untuk sebuah perencanaan organisasi.

 

Aspek-aspek yang Perlu Diperhatikan dalam Analisis Jabatan

Ghiselli & Brown (1955), mengemukakan aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis jabatan, antara lain:

1. Mengenai Jabatan

a.         Nama jabatan

b.         Metode & prosedur kerja masa kini

•       Kewajiban dan tugas yg harus dikerjakan pegawai

•       Bahan perlengkapan dan lainnya yg dipakai pegawai

•       Alat, mesin dan peralatan yg digunakan pegawai

•       Metode, prosedur yg digunakan dlm pekerjaan

•       Tanggung jawab

•       Besarnya pengawasan yang diterima

•       Ukuran standar hasil kerja

c. Kondisi fisik dalam lingkungan kerja

•       Tempat kerja di dalam maupun di luar

•       Kondisi penerangan/ pencahayaan

•       Kondisi ventilasi

•       Kondisi kegaduhan suara

•       Kondisi yang tidak sehat

d. Hubungan antara pekerjaan yg satu dg pekerjaan lainnya

•       Pekerja & asisten

•       Koordinasi tugas-tugas & jabatan

e. Kondisi-kondisi penerimaan pegawai

•       Metode seleksi pegawai

•       Lamanya jam kerja

•       Metode penggajian

•       Pekerja tetap & temporer

•       Kesempatan promosi jabatan

2. Mengenai Pegawai

1. Ciri-ciri jasmaniah pegawai

•       Kesehatan

•       Kekuatan dan daya tahan tubuh

•       Ukuran tubuh

•       Keterampilan

•       Kekurangan jasmaniah yang dapat diterima

b. Ciri-ciri rohaniah pegawai

•       Fungsi alat indra

•       Kecakapan dan kemampuan

•       Sifat kepribadian& tabiat, misal: kejujuran & stabilitas emosi

c. Latar belakang pegawai

•       Pendidikan umum

•       Pengalaman kerja

•       Inservices training

 

Metode Analisis Jabatan (Job Analysis Methods)

Terdapat tiga metode yang biasanya digunakan dalam Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini. Ketiga Metode Analisis Jabatan tersebut diantaranya adalah Metode Observasi (Observation Method), Metode Wawancara (Interview Method) dan Metode Kuesioner (Questionnaire Method).

1. Metode Observasi (Observation Method)

Pada metode analisis jabatan yang menggunakan observasi ini, seorang analis jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) mengamati seorang karyawan dan mencatat semua tugasnya baik yang dilakukannya maupun yang tidak dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan tanggung jawabnya, keterampilan yang dibutuhkan, metode atau cara digunakan untuk melakukan tugas serta kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk menangani tantangan dan risiko.

Mungkin banyak menganggap bahwa metode observasi ini merupakan metode yang termudah namun kenyataannya tidaklah demikian. Hal ini disebabkan karena setiap orang memiliki cara tersendiri untuk mengamati sesuatu dan setiap orang juga memiliki cara berpikir sendiri dalam menafsirkan penemuannya atau apa yang telah dilihatnya. Dengan demikian, proses observasi ini dapat mengakibatkan bias pada hasil pengamatannya. Perasaan suka dan tidak suka secara pribadi juga dapat menghasilkan hasil observasi yang tidak tepat atau bukan hasil yang sebenarnya. Salah satu cara terbaik untuk mengatasi permasalahan metode observasi ini adalah melalui pelatihan khusus analis jabatan atau pelatihan terhadap orang yang melakukan tugas analisis jabatan ini.

Terdapat tiga teknik khusus untuk observasi ini, yaitu dengan pengamatan langsung (direct observation), analisis metode kerja (work analysis method) dan teknik insiden kritis (Critical Insident Technique). Pengamatan langsung atau direct observation adalah mengamati langsung dan melakukan pencatatan perilaku seorang karyawan dalam situasi yang berbeda-beda. Analisis Metode Kerja atau Work Analysis Method adalah analisis pengamatan yang meliputi waktu dan gerak secara khusus, teknik analisis ini biasanya digunakan pada karyawan pabrik yang melakukan perakitan. Sedangkan teknik yang ketiga adalah teknik insiden kritis yang mengidentifikasikan perilaku kerja yang menghasilkan kinerja.

2. Metode Wawancara (Interview Method)

Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengajukan pertanyaan langsung kepada karyawan. Pada umumnya, terdapat tiga jenis wawancara yaitu wawancara individual yaitu wawancara hanya dengan karyawan terkait, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama dan wawancara dengan penyelia (supervisor) atau atasan karyawan yang bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.

Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan diwawancarai untuk mendapatkan informasi tentang masalah yang mereka hadapi, penggunakan cara atau teknik tertentu dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya. Metode wawancara ini juga dapat membantu pewawancara untuk mengetahui apa yang sebenarnya dipikirkan oleh karyawannya tentang tanggung jawab dan pekerjaannya sendiri.

Untuk mendapatkan hasil yang jujur dan benar serta data dan informasi yang asli, pertanyaan yang diajukan selama wawancara harus dipilih dengan teliti dan hati-hati. Untuk menghindari kesalahan, sebaiknya mewawancarai lebih dari satu individu untuk mendapatkan tanggapan. Bisa berupa dua atau lebih individu yang melakukan pekerjaan yang sama ataupun mewawancarai atasan atau supervisor individu/karyawan yang bersangkutan.

3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method)

Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan. Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang akan dianalisis jabatannya. Kelebihan dari metode kuesioner ini adalah dapat mengumpulkan sejumlah informasi tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat dan biaya yang relatif murah dengan catatan bahwa karyawan dapat secara akurat menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan mereka.

Namun Karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner tersebut kemungkinan mempunyai persepsi sendiri dan bias pribadi tersendiri terhadap pertanyaan yang terdapat pada kuesioner sehingga menimbulkan bias dan ketidakakuratan informasi. Oleh karena itu, disarankan untuk mengkombinasikannya dengan metode wawancara dan observasi untuk mengklarifikasi dan memverifikasi informasi kuesioner. Komunikasi yang baik antara manajemen dengan karyawan yang akan dianalisis jabatannya juga sangat diperlukan.

 

Daftar Pustaka :

·         https://id.wikipedia.org/wiki/Analisis_jabatan

·         https://www.kajianpustaka.com/2020/02/analisis-jabatan-pengertian-tujuan-aspek-metode-dan-tahapan.html

·         https://www.seputarpengetahuan.co.id/2016/10/pengertian-analisis-jabatan-tujuan-dan-manfaatnya-lengkap.html

·         http://sumberilmupsikologi.blogspot.com/2015/05/analisis-jabatan.html

·         https://ilmumanajemenindustri.com/metode-analisis-jabatan-job-analysis-method/

• Wirawan. 2015. Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia: Teori, Aplikasi dan Penelitian. Jakarta: Salemba Empat. 
• Hasibuan, Malayu S.P. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
• Sedarmayanti. 2010. Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar Maju.
• Alwi, Syafaruddin. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia, Strategi Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta: BPFE UGM. 
• Dessler, Gary. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.